Strona główna Realizacja wyjazdów
Odwiedza nas 6 gości 

Zasady realizacji części toku studiów za granicą

 

 

 

Zasady ogólne

 

1. Mobilność na studia może być zrealizowana tylko do uczelni partnerskiej, z którą UKSW ma podpisaną umowę bilateralną na danym wydziale.

2. Podczas realizacji mobilności konieczne jest posiadanie statusu studenta UKSW i nie można przebywać na urlopie dziekańskim lub być urlopowanym w inny sposób.

3. Mobilności muszą być realizowane w państwie członkowskim UE lub państwach stowarzyszonych z programem, innym niż kraj organizacji wysyłającej i kraj pochodzenia studenta.

4. Pobyt studenta/ uczestnika studiów doktoranckich w instytucji przyjmującej nie może być krótszy niż 2 miesiące (60 dni) i musi być rozpoczęty i zakończony w okresie obowiązywania jednego roku akademickiego oraz w ramach obowiązywania umowy finansowej z Narodową Agencją Programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności, w ramach której realizowany jest wyjazd.

5. Możliwa jest krótkotrwała mobilność mieszana (blended mobility) łącząca komponent fizyczny i wirtualny, gdzie mobilność fizyczna trwa od 5 do 30 dni i jest połączona z obowiązkową częścią wirtualną, której maksymalny czas trwania jest nieokreślony. W przypadku doktorantów komponent wirtualny jest opcjonalny.

6. W przypadku mobilności realizowanych wyłącznie online w kraju macierzystym uczestnik nie otrzymuje dofinansowania.

7. UKSW może wydać zgodę na realizację wyjazdu na realizację części toku studiów połączonego z praktyką. Jest to możliwe tylko jeśli praktyka będzie realizowana pod opieką tej samej uczelni przyjmującej, w której odbywa się kształcenie, a okres praktyki będzie następował bezpośrednio po okresie studiów lub bezpośrednio przed nim. Wypłacane stypendium jest stawką stosowaną przy wyjazdach na studia.

8. W wymianie można brać udział kilkakrotnie, przy czym, łączny czas trwania mobilności – kapitał mobilności – w tym uczestnictwo we wcześniejszych wyjazdach realizowanych w ramach programu Erasmus+ nie może przekroczyć 12 miesięcy (360 dni) w ramach danego cyklu studiów, włączając w to pobyt bez dofinansowania, a w przypadku studiów jednolitych magisterskich 24 miesięcy (720 dni).

9. W okresie pobierania stypendium w ramach programu Erasmus+ student/ uczestnik studiów doktoranckich nie może pobierać innego stypendium finansowanego z funduszy Unii Europejskiej na pokrycie podobnych kosztów.

10. Okres studiów odbytych w ramach programu Erasmus+ w uczelni partnerskiej uznawany jest za integralną część studiów na UKSW.

11. Podstawą uznania efektów uczenia się jest wykaz zaliczeń wraz ocenami (Transcript of Records) wystawiony przez uczelnię partnerską.

12. Student/ uczestnik studiów doktoranckich zobowiązany jest do zapoznania się z przepisami dotyczącymi wjazdu na terytorium kraju przyjmującego w związku z planowanym tam pobytem w charakterze stypendysty programu Erasmus+.

13. UKSW zobowiązuje się przestrzegać zasad bezstronności, sprawiedliwości, równego traktowania, niedyskryminacji i włączenia społecznego na każdym etapie realizacji procesu mobilności.

14. Zasady realizacji wyjazdów na studia w ramach programu Erasmus+ mogą ulec zmianom w przypadku otrzymania dodatkowych wytycznych przez Narodową Agencję Programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności.

 

 

Przed wyjazdem

 

1. Studenci/ uczestnicy studiów doktoranckich zakwalifikowani na wyjazd zobowiązani są dostarczyć do DWM podpisany przez koordynatora wydziałowego/ instytutowego formularz zgłoszeniowy wygenerowany z systemu USOSweb oraz uzgodnić z koordynatorem wydziałowym/ instytutowym program studiów (Learning Agreement) w instytucji przyjmującej.

2. Podstawą wyboru przedmiotów na uczelni partnerskiej jest ich zbieżność z efektami kształcenia z przedmiotami na UKSW, a także język mobilności.

3. Planowany program studiów powinien zakładać uzyskanie min. 20 punktów ECTS i nie więcej niż 35 punktów ECTS w ciągu jednego semestru.

4. W przypadku wstąpienia różnic programowych, muszą być one określone przed wyjazdem studenta/ uczestnika studiów doktoranckich. Przedmioty te uczestnik będzie zobowiązany do realizowania po powrocie ze stypendium.

5. Aby planowany program studiów (Learning Agreement) został w pełni uznany, musi być on zaakceptowany przez wyjazdem przez uczestnika, koordynatora wydziałowego/ instytutowego oraz uczelnię partnerską.

6. Zakwalifikowani kandydaci są zobowiązani:

1. Ustalić i przygotować z koordynatorem wydziałowym elektroniczną wersję Learning Agreement z uwzględnieniem ewentualnych różnic programowych

oraz dostarczyć do DWM:

2. Informację od instytucji przyjmującej o zaakceptowaniu na studia w formie Acceptance Letter z datami rozpoczęcia i zakończenia semestru

3. Kopię Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) w przypadku wyjazdu do krajów EU i Norwegii oraz dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne obejmujące koszt transportu medycznego oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW).

4. Zgodę promotora na eksternistyczne realizowanie seminarium (jeśli dotyczy)

5. Potwierdzenie rozliczenia się z wcześniejszych wyjazdów (jeśli dotyczy)

6. Zaświadczenie o pobieraniu stypendium socjalnego z DPMS (jeśli dotyczy)

7. Oświadczenie Green Travel

7. Odpowiedzialność za dotrzymanie terminu przesłania dokumentów aplikacyjnych do uczelni partnerskiej w terminie zgodnym z wymaganiami instytucji przyjmującej leży po stronie studenta.

8. Studentowi/ uczestnikowi studiów doktoranckich posiadającemu prawo do pobierania stypendium socjalnego w uczelni może zostać przyznane dodatkowe dofinansowanie z funduszy programu Erasmus+ tzw. dodatek do indywidualnego wsparcia dla osób z mniejszymi szansami (wsparcie włączenia) pod warunkiem posiadania przez UKSW wystarczających funduszy stypendialnych. W takim przypadku konieczne jest złożenie do DWM, najpóźniej 30 dni przed podpisaniem umowy, decyzji o przyznanym stypendium socjalnym. W przypadku, gdy w uczelni nie zostały jeszcze przyznane stypendia na dany rok akademicki, osoby ubiegające się o wyjazd składają decyzję o przyznanym na UKSW stypendium socjalnym w roku poprzednim.

9. Student/ uczestnik studiów doktoranckich, który chce skorzystać z dodatkowego wsparcia finansowego dla osób o mniejszych szansach podlega takim samym ogólnym zasadom rekrutacji i realizacji programu Erasmus+

10. Osoby z niepełnosprawnością mogą ubiegać się o dodatkowe fundusze na podstawie wniosku złożonego do DWM wraz z zaświadczeniem o orzeczonym stopniu niepełnosprawności bezzwłocznie po zakwalifikowaniu na wyjazd i nie później niż 40 dni przed wyjazdem. Wniosek będzie rozpatrywany przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji. Przyznana dodatkowo kwota dofinansowania będzie rozliczona jako koszty rzeczywiste, czyli wymagające udokumentowania w formie dowodów finansowych. Dofinansowanie dla osób z niepełnosprawnością, spełniających wymagania programu Erasmus+, zostanie wypłacone z funduszy programu Erasmus+.

11. Zaleca się, aby zakwalifikowani uczestnicy posiadający polskie obywatelstwo zarejestrowali swój wyjazd w prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych serwisie Odyseusz.

12. Wszelkie formalności związane z przekraczaniem granicy i legalizacją pobytu należy dopełnić we własnym zakresie.

13. Przed rozpoczęciem mobilności, zakwalifikowani studenci/ uczestnicy studiów doktoranckich są zobowiązani do wypełnienia testu językowego na platformie EU Academy. Z testu zwolnione są osoby, dla których język mobilności jest językiem ojczystym.

14. W przypadku rezygnacji z wyjazdu, student/ uczestnik studiów doktoranckich dostarcza do DWM formularz rezygnacji podpisany przez koordynatora wydziałowego/ instytutowego. W przypadku rezygnacji po podpisaniu umowy finansowej oraz otrzymaniu stypendium, uczestnik jest zobowiązany do niezwłocznego zwrotu całości otrzymanej kwoty.

15. Po dostarczeniu do DWM wymaganych dokumentów, uczestnik podpisuje, nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem mobilności, umowę finansową z UKSW, w ramach której otrzyma stypendium na wyjazd. W przypadku podpisania umowy w późniejszym terminie uczelnia nie gwarantuje otrzymania stypendium przed rozpoczęciem mobilności. Umowa obejmuje okres, który potwierdza list akceptacyjny.

16. Datą rozpoczęcia powinien być pierwszy dzień, w którym student/ uczestnik studiów doktoranckich musi być obecny w organizacji przyjmującej (pierwsze zajęcia, pierwszy dzień wydarzenia zapoznawczego lub kursów językowych i międzykulturowych). Datą zakończenia powinien być ostatni dzień, w którym student/ uczestnik studiów doktoranckich musi być obecny w organizacji przyjmującej (ostatni dzień sesji egzaminacyjnej, zajęć lub okresu obowiązkowego pobytu).

17. Niepodpisanie umowy do dnia rozpoczęcia mobilności w uczelni partnerskiej jest jednoznaczne z rezygnacją z wyjazdu.

 

 

Podczas pobytu

 

1. Podczas realizacji wyjazdu uczestnik jest zobowiązany do uczestniczenia w zajęciach zgodnie z zapisami w programie studiów.

2. Jeśli istnieje taka konieczność, student/ uczestnik studiów doktoranckich może wprowadzić zmiany w programie studiów (LA) w terminie do miesiąca od rozpoczęcia mobilności. Zmiany te muszą być zaakceptowane przez koordynatora wydziałowego/ instytutowego UKSW oraz uczelnię partnerską z zachowaniem wymaganej liczby punktów ECTS określonej w punkcie 3 (przed wyjazdem).

3. Przedłużenie pobytu jest możliwe wyłącznie w ramach jednego roku akademickiego, tj. z semestru zimowego na semestr letni oraz w okresie obowiązywania umowy finansowej z Narodową Agencją Programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności, w ramach której realizowany jest wyjazd.

4. Zgoda na przedłużenie mobilności nie jest równoznaczna z otrzymaniem stypendium na przedłużony okres pobytu. Przyznanie stypendium na okres przedłużenia pobytu jest uwarunkowane dostępnością środków finansowych w ramach aktualnej umowy z Narodową Agencją Programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności.

5. W przypadku przedłużenia mobilności uczestnik jest zobowiązany dopełnić wszelkich formalności co najmniej miesiąc przed terminem zakończenia mobilności zapisanym w umowie finansowej między studentem a UKSW, tj.

1. Dostarczyć do DWM formularz dotyczący przedłużenia mobilności na kolejny semestr – Extension Form – zatwierdzony i podpisany przez uczestnika, uczelnię przyjmującą oraz koordynatora wydziałowego/ instytutowego UKSW

2. Ustalić i przygotować z koordynatorem wydziałowym/ instytutowym elektroniczną wersję Learning Agreement, z uwzględnieniem ewentualnych różnic programowych, na kolejny semestr

3. Uzyskać zgodę promotora na eksternistyczne realizowanie seminarium (jeśli dotyczy)

4. Wymagane jest podanie nowego okresu mobilności potwierdzonego przez uczelnię partnerską. Jeśli to możliwe, należy dostarczyć do DWM nowy Acceptance Letter oraz Transcript of Records za pierwszy semestr

5. Przesłać do DWM kopię karty EKUZ oraz dodatkowego ubezpieczenia zdrowotnego obejmującego koszt transportu medycznego oraz ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na przedłużony okres pobytu

6. Po przesłaniu wymaganych dokumentów nastąpi podpisanie aneksu do umowy finansowej między studentem/ uczestnikiem studiów doktoranckich a UKSW, w ramach której uczestnik otrzyma stypendium na przedłużony okres pobytu, pod warunkiem dysponowania przez uczelnię wystarczającą kwotą środków finansowych.

7. Po upływie terminu zakończenia mobilności określonym w umowie finansowej między studentem/ uczestnikiem studiów doktoranckich a UKSW przedłużenie mobilności nie jest możliwe.

 

 

Rozliczenie z wyjazdu po powrocie

 

1. W celu formalnego rozliczenia się z wyjazdu, w ciągu 30 dni od zakończenia mobilności student/ uczestnik studiów doktoranckich jest zobligowany:

1. Dostarczyć do DWM potwierdzenie pobytu w uczelni partnerskiej (Confirmation of Stay) z datami rozpoczęcia i zakończenia mobilności. W przypadku mobilności mieszanych lub online na potwierdzeniu powinien być podany także okres mobilności zrealizowany w formie online.

2. Dostarczyć do DWM wykaz przedmiotów zaliczonych w uczelni partnerskiej wraz z ocenami (Transcript of Records)

3. Uzyskać zatwierdzenie programu zajęć (elektronicznej wersji Learning Agreement) (wraz ze zmianami, jeśli dotyczy) przez koordynatora wydziałowego/ instytutowego i instytucję przyjmującą

4. Wypełnić ankietę ewaluacyjną online

5. Dostarczyć dokumenty wymagane do rozliczenia Green Travel, jeśli dotyczy

2. Po rozliczeniu z DWM, student/ uczestnik studiów doktoranckich zobowiązany jest rozliczyć się na wydziale tj.:

1. Zgłosić się do koordynatora wydziałowego/instytutowego w celu przeliczenia ocen uzyskanych za granicą. Oceny zostaną przeliczone zgodnie z obowiązującym w UKSW Europejskim Systemem Transferu Punktów (ECTS).

2. Po rozliczeniu u koordynatora, należy rozliczyć wyjazd w dziekanacie dostarczając do niego Transcript of Records wraz z rozpatrzonym i zatwierdzonym podaniem o uznanie osiągnięć z programu Erasmus+. Kopię podania należy dostarczyć także do DWM.

3. Jeśli studenci/ uczestnicy studiów doktoranckich zrealizowali założony program studiów otrzymują pełne uznane uzyskanych efektów kształcenia, a okres mobilności zostanie uznany i potraktowany jako równoważny z odpowiednim okresem studiów w uczelni macierzystej.

4. W przypadku niezrealizowania części przedmiotów decyzje dotyczące tych komponentów podejmuje macierzysty wydział/ instytut, który w porozumieniu z koordynatorem uczelnianym może zdecydować, czy niespełnienie określonych warunków przez studenta/ uczestnika studiów doktoranckich może skutkować zwrotem części lub całości otrzymanego stypendium.

5. Końcowa płatność stypendium zostanie wypłacona zgodnie z zapisami umowy finansowej pomiędzy uczestnikiem a UKSW po dostarczeniu do DWM potwierdzenia rozliczenia z wydziałem.